Lo imprescindible para organizar eventos corporativos

La organización de eventos corporativos y su gestión no es nada sencillo, por eso te traemos una guía completa con lo esencial y necesario para organizar un evento de empresa. ¡Empezamos!

team building corporativo

¿Qué es un evento corporativo y para qué sirve?

Nuestra definición, un evento corporativo o empresarial es un evento organizado por la empresa con fin de dar a conocer o de obtener mayores beneficios

Para saber qué tipo de evento corporativo necesitamos tenemos que fijarnos en el público objetivo, a quién nos dirigimos.

Si nuestro objetivo es vender más un producto tendremos que organizar un evento promocional.

Si es para mejorar la percepción de los clientes con la marca haremos un evento social para ayudar en un problema a la sociedad.

actividad para evento corporativo

Después podemos encontrar otra categoría de eventos grande, los eventos para empresas, en los que el público objetivo son los trabajadores y se hace para alcanzar nuevos objetivos y hacer crecer la empresa, fidelización, mejora de producción, mejora de percepción de marca para los trabajadores, motivación, educación e incluso promoción, si tus propios trabajadores te promocionan porque de verdad piensan que ofreces un buen servicio, tienes ganado el boca-boca.

¿Por dónde empezar a organizar un evento de empresa?

Esencial es plasmar la idea de evento que queremos en un briefing (una presentación con la finca, sala o salón donde tendrá lugar el evento, cómo, cuándo, cuántos participantes o trabajadores habrá, qué actividades se harán, timing y en general el diseño del evento) una vez hagamos esto aunque sea en un borrador, tendremos un comienzo para empezar a coordinar el evento para tu empresa.

sitio para eventos de empresa

Después de tener el briefing, las ideas (todo en base a nuestro público objetivo y los objetivos que queremos alcanzar: fidelizar, motivar, mejorar eficacia o promoción). Éstos serían los pasos del briefing inicial para organizar un evento corporativo:

1. Propósito del evento

Organizar un evento sin motivo es lo mismo que comer o beber sin hambre ni sed. Es importante seleccionar las fechas adecuadas, que coincidan con fechas importantes, lanzamientos de productos importantes en la empresa o por necesidad de hacer grupo.

Un evento corporativo puede ser interno, enfocado a la mejora de relaciones en la empresa haciendo Team Building. O externo, para dar a conocer un producto a los clientes potenciales, por lo que en este caso deberás marcar un público objetivo y analizarlo para saber cómo dirigirte a ellos.

2. Tareas a realizar

Una vez sabes esto, tendrás que empezar a gestionar la idea por lo básico:

  • Encontrar una sala o espacio para el evento, hay que estimar la asistencia.
  • Proveedores de catering, bebidas y demás.
  • Conexión Wi-fi y equipamiento audiovisual, incluyendo iluminación.
  • Actividades a realizar, si hay alguna ponencia o espectáculo.
  • Aparcamiento organizado.
  • Invitaciones o acceso libre.
  • Otros requisitos que surgen con la idea del evento.

3. Presupuesto

Marcar el presupuesto es clave, hay que ser realista y estimar todos los costes de la organización de la lista anterior, le recomendamos hacer un excel con la lista de cosas a organizar e ir presupuestándolas, después comparar con el presupuesto que se dispone y priorizar para adaptarse. Si alguna actividad se va de precio siempre se puede readaptar para cumplir con el presupuesto estipulado.

4. Marketing

La promoción que le hagas al evento es tan importante como el presupuesto, pues el objetivo de estos eventos tiene que ser palpable. Para ello la preparación previa, cómo das a conocer el evento incluso entre tus empleados es crucial.

Utilizando redes sociales e invirtiendo una parte del presupuesto en Marketing digital puede marcar la diferencia entre un éxito de asistencia o un fracaso absoluto.

Si el evento es interno, la gestión vía mail o dando un obsequio que haga calentar motores a los empleados puede ser clave en la motivación e ilusión que luego se verá reflejada en el trabajo.

5. Seguimiento del evento

El día del evento, siempre debe haber gente encargada de supervisar cada actividad, siempre contigo, organizando todo. Lo que está claro es que es prácticamente idílico que todo salga 100% como se espera, por lo que tienes que estar pendiente para reaccionar lo más rápido posible. Esto no quiere decir que vaya a salir mal, simplemente estar atentos para que todo vaya viento en popa.

6. Plan B

No es inusual que surjan problemas, ya sea con distribuidores, ponentes, falta de material etc. Por ello la organización con un tiempo considerable es muy importante. 

Si surge algún imprevisto durante el evento hay que tener siempre un plan b, ya sea porque el evento es al aire libre y empieza a llover como si pasa cualquier accidente y hay que evacuar o falta material y se puede reinventar otra actividad. No tienes que dejar nada al azar.

7. La guinda del evento

La mejor forma de terminar un evento es con un obsequio, un regalo que haga recordar a los asistentes el día, para interiorizar lo aprendido y vivido, para mejorar el sentimiento positivo hacia tu marca y como símbolo de agradecimiento. Es la guinda del pastel a un evento corporativo.

Detalles que marcarán la diferencia en un evento de empresa

Un evento corporativo no se puede basar en hacer unas actividades y ya está, todos los factores influyen en el objetivo, por ellos es primordial elegir música que acompañe el evento.

La decoración del lugar también es importante, haciendo uso de los colores corporativos de la empresa y otros elementos que representen a los trabajadores de tu empresa.

Si es un evento corporativo con las familias será un buen detalle tener castillos hinchables para los niños y algún recuerdo o sistema de recompensa para valorar el esfuerzo de los equipos de trabajo.

evento empresarial

Un buen catering para eventos, la comida es esencial para estas jornadas que aunque son divertidas son movidas y activas, por lo que se tendrá que reponer bien de energía con sabrosa comida y cena.

 
Las actividades deberán tener una relación directa con el objetivo que se quiera inculcar, mediante una buena coordinación y diseño del evento, siguiendo las pautas podremos alcanzarlo sin problemas.

Otros aspectos importantes para un evento corporativo

La fidelización de empleados es uno de los principales objetivos de los eventos corporativos, por ello tienes que definir bien todos los objetivos alcanzables y una forma de medirlos.

Los eventos corporativos se tienen que realizar en fechas importantes, algún momento clave de la empresa o fechas marcadas en el calendario, eventos de la navidad y más, aquí recomendaciones a seguir en estas fechas.

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